Proses Transaksi Ekspor

Bagaimana tejadinya proses transaksi ekspor ?

Terjadinya transaksi ekspor pada umumnya melalui lima tahapan yaitu: Tahap promosi, Inquiry, Offersheet, ordersheet dan kontrak dagang ekspor.

A.    TAHAP PROMOSI

1. Apa definisi promosi?

      Promosi : Upaya penjual memperkenalkan komoditas yang dihasilkannya kepada calon pembeli

2.  Apa tujuan promosi?

Tujuan promosi: Untu menarik minat calon minat pembeli terhadap komoditas yang diperkenalkan.

3. Apa yang dimaksud dengan promosi ekspor?

Promosi ekspor: Upaya penjual (eksportir) memperkenalkan komoditas yang dihasilkan kepada calon pembeli di luar negeri (importir) dengan tujuan menarik minat mereka untuk membeli komoditas yang diperkenalkan dengan pembayaran dengan valuta asing.

       4. Bagaimana posisi promosi dalam pemasaran ekspor?

Bagaimana posisi promosi dalam pemasaran ekspor: Promosi memegang kunci dalam strategi pemasaran ekspor. Promosi menduduki posisi selaku ujung tombak dalam kegiatan pemasaran suatu komoditas. Tanpa promosi calon pembeli tak akan mengenal  dengan baik komoditas yang kita hasilkan. Tanpa mengenal komoditas kita, calon pembeli tidak akan berminat untuk membelinya. Tanpa pembeli, komoditas kita tak akan laku diekspor.

5. Bagaimana cara melakukan promosi?

Promosi dapat diakukan dengan cara sebagai berikut:

a.       Mengirimkan surat perkenalan (intruduction letter) kepada calon pembeli di luar negeri, melalui organisasi perusahaan sejensi atau Kamar Dagang dan Industri di negara calon pembeli.

b.      Mendatangi sendiri calon pembeli di luar negeri.

c.       Mempergunakan jas akonsultan pemasaran internasional.

d.      Ikut serta dalam sales mission ke luar negeri.

e.       Ikut serta dalam pameran dagang (international trade fair) di dalam maupun di luar negeri.

f.       Mengirimkan daftar harga dan brosur kepada calon pembeli di luar negeri.

g.      Memasang iklan di media cetak, radio, televisi, internet dan media lain seperti billboard, trade directories, dll.

h.      Memperkenalkan diri dalam kontak bisnis di media cetak, majalah, dan berbagai koran di luar negeri.

i.        Mendaftarkan perusahaan dan komoditas ekspor kita pada Badan Pengembangan Ekspor Nasional (BPEN) dan Indonesia Trade Promotion center (ITPC) di luar negeri.

j.        Mendaftarkan perusahaan dan komoditas ekspor kita pada atase perindustrian dan perdagtangan kita yang ada pada kedutaan besar RI di luar negeri.

k.      Mengundang calon pembeli (foreign trade mission) ke tempat atau ke kantor pemasaran perusahaan kita.

l.        Membuka kios-kios (marketing outlet) di daerah tujuan wisata dalam negeri untuk memasarkan hasil nkerajinan serta hasil industri kecil komoditas ekspor serta barang kesenian (artifact).

m.    Promosi dari mulut ke mulut konsumen yang bersumber dari kekaguman konsumen pada komoditas dan pelayanan perusahaan kita.

6.   Media apa yang dipakai untuk komonikasi?

Pada umumnya media yang digunakan adalah surat menyurat karena penjual dan pembeliberdomisili di negara yang berbeda.

Pengalaman menunjukan 80% dari transaksi perdagangan ekspor dilakukan dengan cara koresponden sedangkan 20% sisanya dilakukan  dengan cara negosiasi tatap muka yang akhirnya juga dikonfirmasikan dalam bentuk tertulis.

7.   Apa Hakikat dari korespodensi?

Hakikat dari korespondensi antara eksportir dan importir adalah:

a. Tukar-menukar informasi

b. Bernegisiasi atau tawar-menawara syarat-syarat kontrak dagang ekspor

B.    TAHAP INQUIRY

1.   Apa definisi inquiry?

Tujuan utama dari upaya promosi adalah untuk menarik minat calon pembeli. Bila sudah ada calon pembeli yang berminat maka mereka akan menghubungi penjual dengan mengirimkan surat yang lazim dikenal dengan istilah “an inquiry for a quotatio” atau surat permintaan harga.

Jadi yang dimaksud dengan “letter of inquiry for a quotation” adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditunjuk kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir itu.

2.   Apa Tujuan Inquiry?

Tujuann surat permintaan harga adalah: agar calon pembeli (importir/buyer) mengetahui lebih lengkap mengenai:

a. Mutu barang

b. Waktu penyerahan barang

c. Kuantum barang

d. Contoh barang, serta keterangan lainnya dari komoditas yang dipromosikan

C.    TAHAP OFFERSHEET

1.   Apa definisi offersheet?

Offersheet adalah Pernyataannkesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual.

2.   Apa tujuan offersheet?

Tujuan offersheet adalah untuk memberikan informasi yang lengkap kepada importir untuk dapat mengambil keputusan dalam menempatkan pesanan, informasi yang diperlukan itu diantaranya:

a. Nama barang.

b. Mutu barang seperti:

    (1) Design, type, specification, technik.

    (2) Kegunaan barang.

c. Daya tahan barang.

d. Cara pengepakan barang.

e. Jumlah yang ditawarkan.

f. Harga jual dan tempat penyerahan.

g.  Waktu pengapalan.

h. Cara pembayaran.

i. Contoh barang.

D.    TAHAP ORDERSHEET

1.   Apa definisi ordersheet?

Setelah importir menerima offersheet dari eksportir, maka  kewajiban importir mempelajari dengan cermat isi surat penawaran itu satu persatu. Setiap syarat yang disetujui maupun yang tidak disetujui atau  yang ingin dirubah, haruslah dikomunikasikan dengan eksportir terlebih dahulu. Atau bila mana importir merasa suatu perubahan atau tambahan syarat yangdimasukan keadlam kontrak tidak memerlukan persetujuan lebih dulu dari eksportir, maka perubahan itu dapat saja langsung dimasukan dalam surat pesanan (ordersheet) yang akan dikirimkan oleh importir kepada eksportir.

Setelah mempelajari dengan cermat, maka kewajiban importir selanjutnya adalah mengkomunikasikan persetujuannya atas offersheet yang dikirimkan oleh eksportir dengan perubahan yang diingininya. Persetujuan importir ini lazimnya dituangkan dalam bentuk ordersheet (surat pesanan) atau bisa juga disebut purchase order (PO).

Jadi yang dimaksud dengan ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum. Setiap penginngkaran atau pelanggaran dari syarat-syarat yang disebut dalam ordersheet itu dapat dikenakan sanksi untuk membayar ganti rugi bagi pihak yang dirugikan.

2. Apa tujuan Ordersheet?

Tujuan ordersheet adalah untuk memberikan akseptasi atau offersheet yang dikirim olehy eksportir. Dengan adanya kseptasi dalam bentuk surat pesanan ini maka pada saat surat itu diposkan secara hukum telah terjadi surat kontrak dagang, sesuai dengan ketentuan offer and acceptance rules.