Negosiasi Bisnis

Transaksi perdagangan internasional dilakukan melalui dua cara. Cara pertama dan utama adalah melalui korespodensi atau surat menyurat, dan cara kedua adalah melalui negosiasi tatap muka. Kendatipun pengalaman menunjukan delapan puluh persen transaksi perdagangan ekspor impor dilakukan melalui korespodensi, namun peranan negosiasi tatap muka yang hanya dua puluh persen sangatlah penting. Dengan negosiasi tatap muka, hampir seluruh keahlian, kepandaian, bahkan budaya seorang pengusaha dipertaruhkan.

Dalom negosiasi tatap muka, diuji kecerdikan, keuletan, dan keahlian seorang pengusaha untuk membuktikan apakah dirinya sekedar jago kandang yang hanya berani dengan bangsa sendiri, ataukah seorang yang benar-benar jago yang berani bertarung diarena internnasional. Karena itu baik para eksportir maupun importir seharusnya benar-benar memahami seluk beluk negosiasi bisnis. Khususnya bisnis internasional.

1. Apakah yang dimaksud dengan negosiasi bisnis?

Yang dimaksud dengan negosiasi bisnis adalah: Pertemua tatap muka antara dua orang atau dua kelompok pengusaha untuk melakukan serangkaian tawar menawar yang berkesinambungan mengenai suatu subyek niaga tertentu, yang bertujuan untuk mencapai suatu perjanjian atau kontrak dagang.

2. Apa tujuan utama dari setiap negosiasi bisnis?

Setiap perundingan akan maju ke meja perundingan dengan tujuan dan tekad untuk mencapai suatu perjanjian dengan syarat-syarat yang secara optimal memuaskan kedua belah pihak.

3. Apa yang dimaksud dengan negosiasi berhasil?

Negosiasi yang berhasil adalah negosiasi yang membuahkan suatu kontrak atau perjanjian. Sebaliknya negosiasi yang melalui jalan buntu (deadlock) atau hanya menghasilkan suatu perjanjian yang kurang memuaskan salah satu pihak, disebut suatu negosiasi yang gagal, walaupun bukan gagal total.

4. Apa yang lazim menjadi topik atau subjek dari setiap negosiasi?

Dalam negosiasi bisnis yang menjadi subjek negosiasi itu antara lain mengenai mutu barang, harga, syarat pembayaran, tempat penyerahan, sertifiaksi mutu, garansi, perawatan purna jual, berbagai sangsi (penalty clause) pembagian tugas dan kewajiban masing-masing pihak.

5. Apa yang dimaksud dengan kontrak dan perjanjian?

Yang dimaksud dengan kontrak atau perjanjian adalah: Rumusan akhir dari suatu negosiasi yang dituangkan secar rinci dalam bentuk formal pasal demi pasal yang ditandatangi kedua belah pihak. Kontrak atau perjanjian dimaksud sebagai landasan hukum bagi pelaksanaan suatu transaksi yang mengikat bagi kedua belah pihak, oleh karena itu diberi materai secukupnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

6. Syarat apa yang perlu dipenuhi oleh seorang perunding?

Seorang perunding atau negosiator harus mempunyai sifat, watak dan kepribadian yang kuat, selain itu seorang perunding harus menguasai sepenuhnya materi atau subjek yang kan dirundingkan.

7. Sifat apa yang perlu dimiliki oleh seorang perunding bisnis?

Seorang perunding harus mempunyai sifat atau watak, antara lain: 

a) Comrades (sikap bersahabat)

Seorang perunding yang baik tidak boleh memiliki rasa lebih tinggi atau lebih unggul dari lawan berundingannya dan sebaliknya juga tidak boleh merasa lebih rendah atau rendah diri. Dia harus merasa atau memperlakukan lawan berundingnya sebagai mitra yang setaraf, sehingga dapat menunjukan sikap bersahabat. Pengertian setaraf ini disini bukan dalam arti kemampuan yang setaraf, tetapi lebih dalam arti perasaan.

b) Clear in Mind (Berpikiran jernih)

Para perunding seharusnya mempunyai pikiran dan pandangan yang jernih, bebas dari prasangka dan praduga yang buruk. Dia tidak boleh berpikiran sempit (narrow minded) dan berwawasan jangka pendek (short sighted), tetapi sebaliknya lebih mengutamakan keuntungan jangka panjang (long terms advantages) dan kepentingan yang lebih luas, dia harus bisa secara sadar dan penuh perhitungan memainkan taktik “mengalah untuk menang” atau taktik “mundur selangkah untuk maju seribu langkah”. Dia harus sistematis dalam berpikir dan kronologis dalam bertutur.

c) Clean in words (halus dalam bertutur)

Dalam berunding seharusnya dipilih kata-kata yang jelas dan tegas sehingga terhindar dari kemungkinan salah pengertian, dan disampaikan dalam tata krama yang halus. Harus dihindari pemakaian kata-kata yang bermakna ganda (ambivalence), kata-kata sinis, apa lagi kata-kata yang kasar. Kalau hal ini tidak diperhatikan maka negosiasi akan segera menemukan jalan buntu dan gagal mencapai tujuan.

d) Compromizer (seorang yang siap untuk berkompromi)

Seorang perunding yang baoik tidak boleh berwatak diktator dan otoriter, mendikte orang lain dan memaksakan kehendak sendiri. Dia haruslah orang yang cerdik dan bijaksana, yang mampu mengalah tanpa merasa kalah, dan bisa menang tanpa menepuk dada. Dia harus bisa menyambut uluran tangan dengan penuh pengertian dan mampu memberikan suatu konsesi tanpa meras kehilangan.

e) Collaborator (siap membuat konsep bersama)

Seorang perunding yang baik bisa menerima usul atau saran dari pihak lawan sebagai imbalan dari usulan yang mereka terima, dengan demikian tercipta suatu konsep bersama.

f) Calmness (berwatak tenang)

Para perunding merupakan ahli strategi atau ahli siasat serta diplomat yang dapat menyembunyikan perasannya dengan baik sehingga langkah-langkah atau jurus yang dimainkan tidak mudah diperhitungkan lawan. Dia juga harus bermental baja sehingga dapat berunding dan berpikir dengan tenang dibawah tekanan intimidasi, bahkan dibawah dentuman peluru maupun todongan senjata. Namun dia juga harus mampu bertahan dibawah pengaruh bujuk rayu dan berbagai umpan yang memabukan. Seorang koruptor tak mungkin menjadi seorang perunding yang baik, karena dia akan sangat mudah tergoda.

g) Capable (andal)

Seorang perunding haruslah seorang yang dapat diandalkan dalam bidangnya. Dia harus mampu menguasai medan dan materi perundingan. Dia harus lincah serta tanggap menangkis setiap masalah yang bisa merugikan perusahaan yang diwakilinya.

h) Contractual Conclusion (perumus yang baik)

Setiap perunding harus bisa bertindak sebagai seorang redaktur yang baik. Dia harus bisa merumuskan suatu perjanjian secara jelas dan tegas serta memuaskan semua pihak yang berkepentingan. Hal ini penting karena inilah sebenarnya tujuan yang ingin dicapai dalam setiap negosiasi bisnis, yaitu: suatu perjanjian yang tegas, jelas, dan memuaskan.

8. Sifat apa yang perlu dihindari oleh setiap perunding?

Disamping harus memiliki sifat dan watak seperti yang telah diuraikan, seorang perunding yang baik harus berusaha sekuat tenaga untuk  menghindari:

a) Watak menggurui

Seorang guru didepan kelas, wajar sekali menggurui anak didinya. Namun meja perundingan bukanlah ruang kelas. Seorang perunding bukan guru bagi lawannya. Pertanyaan dari pihak lawan jangan langsung diartikan bahwa pihak lawan. Pertanyaan dari pihak lawan jangan langsung diartikan bahwa pihak lawan tidak tahu atau tidak mengerti, tetapi bisa saja merupakan pertanyaan untuk menguji pemahaman kita. Oleh karena itu harus berhati-hati, jangan sekali-kali menggurui. Sifat menggurui bisa membuyarkan tujuan dari perundingan karena pihak lawan akan merasa jenuh dan muak.

b) Watak “Bos”

Dikantor sendiri, mungkin sekali kita seorang CEO sehingga dengan sendirinya semua orang adalah dibawah kita. Namun dimeja perundingan, kita bukan lagi seorang boss yang bisa memerintah, mendikte atau memaksakan kehendak kepada lawan bicara kita. Yang harus kita lakukan adalah mencoba sekuat tenaga dan segala argumentasi yang rasional untuk meyakinkan pihak lawan. Bila watak bos ini dibawa kemeja perundingan, dapat diperkirakan bahwa negosiasi ini akan berakhir dengan kegagalan.

9. Apa syarat untuk negosiasi yang sukses?

Negosiasi yang sukses dalah negosiasi yang dapat menghasilkan suatu persetujuan yang memuaskan secara optimal bagi kedua belah pihak. Suatu negosiasi akan mudah dicapai bila kedua belah pihak dapat memenuhi lima persyaratn poko, yaitu:

a) Common interest (kepentingan bersama)

Suatu negosiasi akan berjalan nlancar bila kedua belah pihak mempercayai kepentingan bersama atas subjek yang dinegosiasikan. Masing-masing pihak merasa beruntung bila negosiasi itu sukses, sebaliknya akan merasa rugi bila negosiasi itu gagal. Adanya kepentingan merupakan salah satu faktor dominan dalam menentukan suksesnya negosiasi.

b)Common will (keinginan bersama)

Adanya unsur kepentingan bersama biasanya mendorong masing-masing pihak untuk berusaha saling mendekati dan melahirkan keinginan bersama untuk mensukseskan negosiasi.

c) Good faith (itikad baik)

Bila seorang perunding mempunyai niat tersembunyi yang kurang baik terhadap lawannya, secara intuitif hal itu akan segera ketahuan sekalipun nniat itu dibungkus secara cermat dengan aneka manipulasi. Pada saat niat buruk itu terungkap, maka bayarlah dengan itikad baik yang akan memberi manfaat bagi kedua belah pihak, dan tidak sebaliknya.

d) Tolerance (tenggang rasa)

Negosiasi dapat juga dirumuskan sebagai upaya untuk  mendamaikan dua kepentingan yang saling bertentangan (conflict of interest). Dalam hal ini negosiasi akan merupakan proses tawar menawar (bergaining process) yang akan berjalan seru dan adu argumentasi yang bisa menegangkan. Menghadapi situasi semacam ini diperlukan sikap yang penuh toleransi, namun tidak boleh mengorbankan kepentingan pokok.

e) Mutual benefit (keuntungan bersama)

Seorang akan maju ke meja perundinagn bila dia yakin bahwa perundingan itu akan membawa manfaat bagi kedua belah pihak. Negosiasi yang hanya menguntungkan satu pihak biasanya tidak akan sukses.

10. Apa yang dimaksud dengan konsesi?

Telah disebutkan bahwa negosiasi dapat dirumuskan sebagai upaya mempertemukan dua kepentingan yang saling berlawanan atau bertentangan. Prosesnya akan bergerak antara dua pola yaitu pola assertiveness dan pola cooperativeness. Masing-masing pihak akan saling memberi dan memperoleh hak dari pihak lain. Hak ini disebut konsesi atau consession.

11. Apa yang dimaksud dengan asertivitas dan kooperativitas?

Yang dimaksud dengan asertivitas (assertiveness) adalah ccara yang dipakai oleh seorang perunding dalam mengupayakan kepuasan bagi diri sendiri, sedangkan kooperativitas (cooperativeness) adalah cara yang dipakai untuk mengupayakan kepuasan bagi pihak lain. Hal ini dapat ditempuh dengan saling memberikan konsesi atau kedua belah pihak sesui dengan prinsip takes and gives. Dengan demikian akan bisa tercapai suatu titik keselarasan atau keseimbangan dari kedua belah pihak.

Menurut Thomas Kilman (yang dikotif psikologi Drs. Setiawan Tyahyono dalam majalah Manajeme No. 55) dari kedua dimensi tersebut dapat dkembangkan lima tipe atau pola berikut dalam menghadapi konflik.

12. Sebaiknya mitra perunding kita anggap lawan atau kawan?

Inti dari negosiasi bisnis yangt berhasil adalah cara yang akrab dan bersahabat disuatu pihak dan kepentingan bisnis lain di lain pihak.

Dalam negosiasi bisnis atau perundingan dagang, lawan bicara atau mitra dagang yang kita hadapi dapat disamakan dengan pasangan dalam olah raga catur. Disatu pihak ia adalah lawan main yang harus kita hadapi dengan segala keranmahan dan keakraban, sementara dipihak lain dia sekaligus harus pula dihadapi swebagai lawan yang tangguh, yang harus diperhitungkan setiap langkahnya dengan seksama.

13. Pentingkah menjadi pemenang dalam suatu negosiasi

Negosiasi bisnis dalam perdagangan internasional harus dilakukian dengan sangat hati-hati, karena bagaimanapun juga mitra dagang yang kita hadapi adalah bangsa yang sudah mempunyai pengalaman berabad-abad dalam perdagangan internasioanal, seperti mmisalnya Belanda, Inggris, jerman serta bangsa eropa lainnya yang sudah lama menguasai perdagangan dunia. Begitu juga dengan bangsa lain, seperti: China, Jepang, dan amerika bukanlah mitera dagang yang dapat diremehkan, sebaliknya, bangsa Indonesia baru sekitar tahun 1960-an mulai terjun dalam perdagangan luar negeri karena sebelum itu hampir semua kegiatan perdagangan luar negei kita dikuasai Jepang dan The Big Five-nya Belanda.

Dalam Negosiasi bisnis yang penting bukanlah menjadi “pemenang” ibarat pemain catur, negosiasi bisnis dianggap berhasil maksimal bila pertandingan itu berhasil dengan remis. Ini berarti, negosiasi itu dianggap berhasil baik bila kepentingan  kedua belah pihak terlindungi secara proposional dan memuaskan. Pola negosiasi semacam ini disebut dengan pola “Win-win”.